Virtual Assistant
‘Secretaresse op afstand’ die jou ondersteund
Wij werken o.a. voor:
Tarieven
Jouw eigen Virtual Assistant al vanaf € 63 per uur*.
* afhankelijk van het aantal uur per week en de contractduur.
Virtual Assistant inhuren bij Vaart
De Virtuele Assistent van Vaart kan voor jou allerlei soorten data en gegevens bijhouden, afspraken maken en bevestigen, je database beheren, sociale media bijhouden, bijeenkomsten organiseren, je website onderhouden, klanten bellen, klachten en verzoeken van klanten afhandelen. Kortom: Virtuele assistentie inhuren bij Vaart betekent dat jij je onbezorgd kan focussen op de bedrijfsvoering, terwijl je Virtual Assistant alles wat geregeld moet worden, voor je regelt. Dat geeft rust, zekerheid en continuïteit. Na training en afstemming op maat, kan een Virtueel Assistent zelfs specialistische, bedrijfsspecifieke taken uitvoeren. Je kunt dus gerust stellen, dat een Virtuele Assistent voor jou tevens een Personal Assistant kan zijn. Zo kan VA jou veel werk en zorgen uit handen nemen en het bespaart je ook nog eens (veel) geld.
Een hoogwaardige assistent voor jouw bedrijf
Wat doet een Virtual Assistant voor jouw bedrijf? Het antwoord is alles wat je van een vaste assistent verwacht -en meer- terwijl de Virtuele Assistent tegelijkertijd niet de nadelen van vast personeel kent. Een Virtual Assistant is een goed opgeleide, ervaren secretaresse op afstand, die alles weet van bijvoorbeeld antwoordservice en klantenservice, maar daarnaast nog veel breder inzetbaar is.
Virtuele Assistenten worden per uur of per opdracht betaald. Dit kan voor (kleine) bedrijven veel kosten schelen. Voor een Virtual Assistant hoef je niets te regelen. Virtual Assistants zijn zelfvoorzienend en hebben meestal ook veel ervaring met de vaardigheden en beroepsethiek die elke uitvoerende assistent moet hebben, zonder dat er enige training van jou nodig is.
Een Virtual Assistant heeft al alle kantoorbenodigdheden die nodig zijn om zijn of haar werk te doen. Daarmee bespaar je dus op de kosten die het hebben van eigen personeel met zich mee brengen. Naast de salariskosten zijn er o.a. de kosten van een werkplek inclusief huur, gas, licht en water en wellicht ook kantoorapparatuur waaronder computers en printers. Jouw Virtual Assistant van Vaart kost alleen de uren waarin jij virtuele assistentie nodig hebt. Als ondernemer weet je wat het betekent als een medewerker met een spilfunctie ziek wordt. Ineens vallen vitale onderdelen als agenda-beheer en klantencontact (deels) weg. Met een Virtual Assistant van Vaart, die ook nog eens altijd, door ons unieke buddy programma, een back-up heeft, zal dat probleem tot het verleden behoren. Ten slotte kan het hebben van een Virtual Assistant jouw bedrijf het imago van succes en professionaliteit geven.
Meer weten?
Wat onze klanten zeggen
Fabian Onderdijk
Directeur
Sinds 2014 werken wij met grote tevredenheid samen met Vaart als verlengstuk van onze organisatie. We zijn ooit gestart met Vaart als acquisitiepartner. Door het wederzijdse vertrouwen heeft Vaart met hun dienst Virtual Assistant binnendienst activiteiten overgenomen waar wij geen volle FTE op in kunnen zetten. Door deze manier van samenwerken blijven wij flexibel en helpt Vaart ons mee met onze groeistrategie. Door de deskundige medewerkers van Vaart hebben onze klanten(maar ook collega’s) op ieder moment van de dag altijd de juiste gesprekspartner. Kortom, een dikke vette aanrader!
Erik Lammers
Directeur
De slogan “Beter contact met uw klanten” past heel goed bij de service van Vaart. Dat maken ze waar. De Virtual Assistent dienst was nog vrij nieuw voor Vaart toen wij hiermee begonnen in januari 2021. Vaart springt met deze dienst in een gat dat is ontstaan in de huidige tijd. Door de flexibiliteit in op- en afschalen is dat heel goed inzetbaar voor onze organisatie. Wij zijn met onze bedrijven al 5-6 jaar tevreden klant. De samenwerking is goed.
Yasmin Hussein
Eigenaar, Peppernuts Amsterdam
Wij werken al een paar jaar samen met Vaart op het gebied van de verkoop van onze pepernoten. Vaart benadert de organisaties, doet voorstellen en belt de offertes na. Ook de bedrijven die zelf contact zoeken met vragen worden vriendelijk en professioneel te woord gestaan.
Virtual Assistent afgestemd op jouw wensen
Voordat de Virtual Assistant van Vaart voor jou aan de slag gaat, luisteren we eerst heel goed naar je. De Virtuele assistent leert over jouw bedrijfscultuur en -filosofie, over je product en je klanten. Onze virtuele assistentie past zich aan jouw werkwijze, bedrijfsstructuur en systemen aan. De Virtuele Assistent leert in korte tijd hoe alles binnen jouw bedrijf reilt en zeilt en past de virtuele assistentie daarop aan.
Ook bepaal jij, in goed overleg, het takenpakket van de VA assistent. Maar de Virtual Assistant denkt natuurlijk ook met je mee. Als jij de indruk hebt, dat een systeem of procedure binnen jouw bedrijf beter kan, geeft je Virtueel Assistent graag feedback. Onderlinge afstemming en maatwerk staan centraal in ons VA concept. Is je werkdrukverdeling over een bepaalde periode grillig, met drukke en minder drukke tijden? De omvang van de virtuele assistentie wordt automatisch aangepast. Zo heb je nooit te weinig en betaal je nooit te veel.
Wie wij zijn
Persoonlijk contact dat het verschil maakt
Een klant die zich gehoord voelt, blijft loyaal. Bij Vaart geloven we niet in scripts, maar in echte gesprekken. Onze medewerkers verdiepen zich in jouw bedrijf en spreken de taal van jouw klanten.
Of we nu een bezorgde patiënt van een fysiotherapeut geruststellen of een klant van een webshop helpen met een retour; wij luisteren met oprechte aandacht. Zo bouwen we niet alleen aan een oplossing, maar aan een duurzame relatie met jouw merk.
Maak jouw bedrijf écht bereikbaar
Niets is vervelender voor een klant dan tegen een muur van keuzemenu’s of standaardmails aan te lopen. Bij Vaart halen we die drempel weg. Wij zorgen ervoor dat jouw klanten direct een vriendelijke stem spreken of een persoonlijke chat-reactie krijgen.
Door onze benaderbare werkwijze voelt jouw bedrijf dichtbij en vertrouwd. Zo transformeren we een simpele vraag naar een positieve ervaring, of je nu een makelaar bent die een bezichtiging inplant of een webshop die een retour regelt.
Geef jouw bedrijf een sociaal gezicht
Techniek kan veel, maar een luisterend oor blijft mensenwerk. Wij combineren vakinhoudelijke kennis met een flinke dosis empathie. Of het nu gaat om een complexe e-mail of een snel telefoontje; wij zorgen dat de toon altijd klopt.
Met de klantenservice van Vaart investeer je in sociale kracht. Het resultaat? Hogere klanttevredenheid, minder klachten en een ijzersterke reputatie in de markt.
Veel gestelde vragen
Wat doet een Virtual Assistant?
Een Virtual Assistant is een secretaresse op afstand die voor je bedrijf alle denkbare administratieve, logistieke en contactuele werkzaamheden verricht.
Wat kost een Virtuele Assistent?
Een Virtuele Assistent kost afhankelijk van het aantal uren en de contractduur € 45,65 per uur. Bij externe sessies exclusief reis- en verblijfskosten van de VA. Wij werken met een concurrerend uurtarief. Dit is vaak hoger dan wanneer je iemand in dienst neemt. Het grote voordeel van een Vitual Assistant is dat je deze slechts een beperkt aantal uur per week hoeft in te huren, terwijl de verdeling van die uren weer flexibel is. Een eigen part-time assistent zal vaak enkele dagen of dagdelen aanwezig zijn, terwijl een Virtual Assistent van Vaart ook voor bijvoorbeeld twee uur per dag kan worden ingezet. Op die manier ben je zelf ook flexibel. Daarnaast maken wij gebruik van een back-up systeem waardoor je ook geen last hebt van afwezigheid door ziekte en/of vakantie.
Is een Virtual Assistant representatief?
Ons VA team spreekt ABN, heeft een HBO werk- en denkniveau, is pro-actief en heeft liefde voor de zaak. De Virtual Assistant communiceert correct met jouw klanten en werkt in het belang van jouw bedrijf.
Zit ik lang vast aan een VA contract?
Wij spreken vooraf een bepaald aantal uren af en ook een termijn waarvoor we de samenwerking aangaan. Hierbij kijken we goed naar de behoefte en stemmen we e.e.a. zo goed mogelijk met jou af.
Wat is het minimaal aantal uur dat ik moet afnemen?
Deze dienst start met minimaal vier uur per week. Ook hier hebben wij verschillende mogelijkheden waarbij we zo flexibel mogelijk proberen te zijn zodat het bij jouw situatie past. Neem contact op zodat we kunnen bespreken wat dit voor jou kan betekenen.
Wat gebeurt er bij ziekte van mijn vaste Virtual Assistant?
De werkzaamheden en systemen worden door jouw vaste Virtueel Assistent gedeeld met een collega Virtual Assistant. De continuïteit van je virtuele assistentie is dus gewaarborgd.
Ik zoek een Virtual Assistant. Waarom is Vaart de beste keuze?
- Vaart werkt met zeer concurrerende VA tarieven
- Vaart heeft hoogopgeleide Virtual Assistants in dienst die met veel plezier ook voor jou aan de slag gaan. Met de passie en commitment die jij mag verwachten.
- Het unieke van onze aanpak is dat wij wekelijks intern overleg hebben waarin de Virtual Assistants onderling afstemmen en informatie delen over werkzaamheden en systemen (ons buddy programma)
Waar kan ik een Virtual Assistent van Vaart allemaal voor inzetten?
De mogelijkheden zijn divers. Wij hebben kennis op het gebied van Commercie, Klantenservice, Projectmanagement, Debiteurenbeheer, Marketing, Administratie en het plannen van een beurs of evenement. Neem contact op voor de mogelijkheden.
Moet de Virtual Assistant van Vaart ingewerkt worden?
Wat je mag verwachten van onze Virtual Assistants is dat zij voldoende kennis hebben binnen hun vakgebied. Vanzelfsprekend is het wel nodig om nog kennis te krijgen van de werkwijze en producten van jouw bedrijf. Omdat onze Virtual Assistants veel ervaring hebben, zal dit veelal snel gaan.
Kan de Virtual Assistant ook vanuit mijn kantoor werken?
Wij werken zoveel mogelijk op maat. Alhoewel het uitgangspunt van een Virtual Assistant is dat deze ‘virtueel’ werkt kan het soms nodig zijn om fysiek samen te werken. Hierover gaan wij graag met jou in gesprek.