Telefoon opnemen tijdens het thuiswerken?
De huidige tijd vraagt om nieuwe oplossingen. Veel ondernemers herkennen dat er niet altijd mensen aanwezig zijn op kantoor. Natuurlijk is in veel gevallen thuiswerken een goed alternatief en wordt er vaak zelfs meer werk verzet dan op kantoor. Alle thuiswerkfaciliteiten zoals zoom en Teams maken het ook makkelijk om contact te houden met relaties en collega’s. Lastiger wordt het wellicht met het te woord staan van nieuwe klanten. Je krijgt immers geen tweede kans voor een eerste indruk.
Omgevingsgeluiden
Dan wil je niet het risico lopen dat dit cruciale gesprek omlijst wordt door geluiden van stofzuigers, kinderen, de grasmaaier van de buren, Bello de Hond of Piet Parkiet. Echter, dat risico loop je soms wel een beetje. Logisch ook want je kan niet verwachten dat alles on hold staat omdat er thuis ineens ook nog gewerkt moet worden.
Vaart neemt tijdens deze anderhalve meter samenleving uw telefoon op als u aan het thuiswerken bent
Voicemail aanzetten?
Een optie is om op het telefoonnummer van de zaak een bericht achter te laten waarop je mensen uitnodigt om de voicemail in te spreken. Als je dit goed wil doen moet je rekening houden met een aantal zaken.
Hieronder volgen 7 tips:
1 Zorg voor een storingsvrije omgeving
Zet klokken even stil, haal de batterij uit de deurbel en zet andere mobiele telefoons uit.
2 Houd de welkomsttekst neutraal
Je weet niet op welk tijdstip er wordt gebeld. Een veelgemaakte fout bij het inspreken dat je de begroeting aanhoudt van het moment dat jij het inspreekt (Goedemorgen, goedemiddag). Beter is het om het neutrale ‘goedendag’ te gebruiken.
3 Dankjewel!
Begin met het bedanken van de klant dat hij contact opneemt. Een compliment is altijd goed. Je kan je voorstellen dat mensen toch een klein beetje teleurgesteld zijn als ze in een voicemail terechtkomen. Dan is een (klein) complimentje best leuk om te horen.
4 verontschuldig je niet
Je vindt het zelf misschien vervelend dat je de mensen naar de voicemail stuurt, maar dit moet je niet inspreken. Je kiest ervoor om het op deze manier te doen.
5 Verwachtingsmanagement
Laat heel helder weten wat je van de mensen verwacht. Is het alleen een meldtekst? Geef dan duidelijk aan dat er niet kan worden ingesproken. Als er wel een boodschap achtergelaten kan worden moet je dat ook aangeven. Daarnaast is het heel belangrijk dat mensen een idee hebben wanneer ze een reactie kunnen verwachten en op welke manier en via welk kanaal dat zal gaan.
6 andere contactmogelijkheden
Niet iedereen spreekt graag een voicemail in. Zorg ervoor dat je mensen een alternatief geeft. Bijvoorbeeld door een sms, Whatsapp of een e-mail te sturen.
7 Smile when you dial
De meest logische tip wellicht, maar het is bewezen dat het hoorbaar is of iemand aan de telefoon een lachend gezicht heeft bij het praten. Als je het met een vriendelijke stem inspreekt benader je het persoonlijke contact nog het meest. Mensen vinden een voicemail sowieso niet leuk, maar als het dan op een streng-zakelijke of robot-achtige wijze wordt ingesproken is het al helemaal vervelend.
Of toch uitbesteden?
Als je met deze tips rekening houdt is het zeker goed mogelijk om je inkomende telefoongesprekken naar de voicemail te laten gaan. In sommige gevallen kan dat afdoende werken, maar in veel andere gevallen is het toch echt beter als alle binnenkomende telefoongesprekken professioneel worden beantwoord. Beter omdat inkomende gesprekken nieuwe klanten op kunnen leveren.
Nieuwe klanten melden zich via de telefoon
Altijd je telefoon opnemen zorgt zeker voor nieuwe klanten! Reken je even mee?
- Het is bekend dat in een ‘normale’ situatie van iedere 100 telefoontjes naar uw bedrijf er gemiddeld 18 naar de voicemail gaan.
- Van alle gesprekken die naar de voicemail gaan wordt 38% te laat (of nooit) teruggebeld.
- Ook bekend is dat van die 62% slechts 50% zelf nog een keertje terugbelt.
- Zo kan het gebeuren dat op 100 inkomende gesprekken mogelijk 6 nieuwe klanten worden gewonnen!!
Telefoonservice
De oplossing om in deze tijd toch alle telefonische kansen te benutten ligt voor de hand. Geef de beantwoording van al jouw binnenkomende telefoonverkeer uit handen aan een professionele antwoordservice.
Vaart is specialist in klantcontact. Specialisten met liefde voor klanten die snel en vakkundig jouw klanten te woord staan. We beantwoorden de veelgestelde vragen en de inhoudelijke vragen versturen we naar jou zodat je deze mensen kan terugbellen op het moment dat het jou uitkomt.
Aanpak
We richten uw antwoordservice in met 3 simpele stappen:
1 Inrichten omgeving
In maximaal vijf werkdagen richten wij een omgeving in waar al jouw inkomende telefoongesprekken binnenkomen. We genereren een telefoonnummer waarnaar je kan doorschakelen en zorgen ervoor dat de telefoonnotities op de juiste manier worden geadministreerd en verstuurd.
2 Verdelen 1e lijn en 2e lijn onderwerpen
Jij bepaalt welke vragen door ons beantwoord kunnen worden (eerste lijn) en welke klanten direct moeten worden doorverbonden naar jou of een van je medewerkers (tweede lijn).
3 Trainen
Wij trainen ons team (op verzoek samen met jou) en starten z.s.m. met het beantwoorden van de klantvragen.
Tarief
Ons tarief is zeer competitief en volledig afgestemd op het aantal gesprekken dat we voor u mogen opnemen. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
