Premium Klantenservice

flexibel inzetbaar

★★★★★


Premium Klantenservice

Echt contact met klanten. Uit onderzoek blijkt steeds weer dat het op een persoonlijke  en adequate manier met alle vragen en opmerkingen van klanten en belangstellenden omgaan het wint van de voorgeprogrammeerde chatbots en telefoonbeantwoorders. Met winnen wordt dan bedoeld dat dit veel meer blije en loyale klanten oplevert! Met andere woorden, een persoonlijke klantenservice brengt u meer dan u wellicht nu zou denken. Want hoe goed uw producten en of diensten ook zijn, als klanten niet het idee hebben dat ze echt contact met u hebben is de kans dat ze ooit nog terugkomen klein. Gelukkig is de keuze om hier verbetering in te brengen niet moeilijk. U kunt flexibele klantenservice inhuren en/of uw helpdesk uitbesteden.

Compleet dienstenpakket

Het verschilt tussen Premium Klantenservice en de Antwoordservice, zit in de compleetheid van het dienstenpakket. Met passie, plezier en een professionele houding verzorgen wij voor u alle activiteiten rondom de klantcontacten. Of het nu om korte gesprekken, lange gesprekken, makkelijke gesprekken of moeilijke gesprekken gaat. We lossen daadwerkelijk alle vragen, opmerkingen en klachten op. Of het nu gaat over uw diensten, offertes, Track & Trace of de aflevering van de producten, wij doen het! Ook als er iets mis gaat staan wij klaar om uw klanten persoonlijk te woord te staan en doen we er namens u alles aan om het ontstane misverstand snel en persoonlijk op te lossen. Het maakt niet uit of een klant nu contact zoekt via telefoon, e-mail of ‘gewone’ post, Whatsapp en live chat, wij ontvangen ze op vriendelijke, warme en professionele wijze.

Behoud uw focus!

wat is beter denkt u, in of aan uw bedrijf werken? Veel ondernemers blijven de klantenservice (te) lang zelf doen. De gedachte daarbij: ”niemand weet meer over mijn bedrijf en de producten dan ik”.  En dat klopt vaak ook nog eens. Niemand heeft dezelfde passie en liefde voor het bedrijf als de ondernemer zelf. Echter, onze medewerkers hebben wel exact diezelfde hoeveelheid passie en liefde, maar dan voor (uw) tevreden en blije klanten. Alles wat nodig is om ervoor te zorgen dat u aan uw bedrijf kan werken in plaats van in uw bedrijf!

Flexibele samenwerking

Voor veel organisaties, webshops en paramedische bedrijven doen wij dit al jaren met heel veel plezier en zo flexibel mogelijk.

Bij onze Premium Klantenservice kunt u:

  • uw klantenservice uitbesteden
  • uw webcare uitbesteden
  • Secretariële ondersteuning ontvangen
  • uw agendabeheer onderbrengen
  • uw live chat uitbesteden

Onze Customer Care Specialisten:

  • verzorgen uw complete klantenservice op afstand
  • werken in uw systemen en richten deze desgewenst in samen met u
  • boeken afspraken voor u in
  • helpen klanten bij bestellingen in uw webshop
  • sturen producten of onderdelen op
  • verwerken retouren
  • doen uw agendabeheer
  • leveren eerste lijns ondersteuning
  • boeken orders in
  • verlenen webcare

Hierbij houden zij vanzelfsprekend ook altijd rekening met de commerciële doelen van uw organisatie

Voorafgaand aan de samenwerking kijken we heel nauwkeurig samen met u welke zaken wij voor u kunnen waarnemen en hoe we dat zo goed mogelijk kunnen inrichten.

Kosten en baten altijd hand in hand

Klantenservice uitbesteden?
Alle voorkomende werkzaamheden nemen we voor u waar op flexibele basis. We bewegen met uw bedrijf mee. Is het druk? Dan maken wij meer capaciteit beschikbaar, zit u in een rustigere periode? Dan schakelen wij ook weer terug. Hierdoor blijft de investering altijd gekoppelt aan de inkomsten. Op die manier maakt u gebruik van een premium klantenservice op afstand en altijd tegen de juiste kosten. Kortom, u heeft een Personal Assistent die u op het gebied van customer care volledig naar behoefte ondersteunt.

Onze huidige klanten vinden dit zeer prettig omdat hun klanten nu eindelijk altijd de aandacht krijgen die ze nodig hebben zonder dat ze er zelf extra werk van hebben. Dat is het grote voordeel van het uitbesteden van de klantenservice.

Webshops

Met name uw webshop profiteert van deze flexibele klantenservice op afstand. Het aantal klanten en transacties kan per dag, week, maand verschillen. Veel webshops hebben te maken met seizoensinvloeden waardoor het aantal klantvragen en bestellingen pieken en dalen kent. De omvang van de webcare beweegt dan mee. Onze klantenservice op afstand  schakelt naadloos mee met de dynamiek in uw webshop. We kunnen de klantenservice volledig overnemen of op een manier inregelen dat wij ‘de overloop’ oppakken. Dat doen we met onze telefoonservice maar ook verlenen we webcare. U kunt zelfs uw live chat uitbesteden.  Op die manier heeft u het prettige gevoel dat alle klanten de aandacht krijgen die ze nodig hebben ongeacht de drukte.

Onze dienstverlening kenmerkt zich door:

  • aansluiting op de tone of voice van uw bedrijf
  • brede kennis van, en ruime ervaring met diverse softwarepakketten  
  • inleving in de situatie rondom uw klanten
  • combinatie met uw eigen receptioniste mogelijk
  • flexibel inzetbaar
  • medewerkers met VOG

Alles wat wij doen is duurzaam en ecologisch. Met andere woorden, We gaan respectvol en eerlijk om met mens en omgeving.

Wij selecteren onze medewerkers hier ook op en we blijven daar ook op trainen en coachen. Hierdoor bent u altijd gegarandeerd van premium dienstverlening door ‘echte’ mensen. 

 

★★★★

Wat onze klanten zeggen:

Vaart werkt nauwkeurig, proactief en met aandacht. Bij eventuele twijfel of vragen koppelen zij direct terug. Voor ons zijn zij laagdrempelig bereikbaar en van onze cliënten krijgen wij goede feedback. Ik raad ze aan, ze ontlasten de zorg!

Andries Knoeff

Manueel therapeut.

Wat onze klanten zeggen: 

De samenwerking met Vaart voor onze klantenservice bevalt heel goed! Ze nemen mij enorm veel werk uit handen. Ik heb echt het gevoel dat de dames van Vaart onderdeel van mijn bedrijf zijn geworden.

Maaike Koolhoven

Directeur, Wijzer over de Basisschool

Het Serviceteam

Regina de Boer

Regina de Boer

Customer Care Specialist

Daniëlle Eilander

Daniëlle Eilander

Customer Care Specialist

Daphne Huizinga

Daphne Huizinga

Sr. Customer Care Specialist

Inge Ranzijn

Inge Ranzijn

Medewerker Customer Care

Debbie Aukes

Debbie Aukes

Manager

Starten in vier stappen

1.Analyseren huidige CX activiteiten

De eerste periode gebruiken we om te analyseren op welke manier u op dit moment communiceert met klanten en in welke mate dit consistent is. Belangrijker nog is te weten welk effect deze activiteiten hebben op de klantervaring (CX). Dit kunnen we middels een quick-scan doen waarbij we in een gesprek met u de meest belangrijke zaken in kaart brengen. Een andere optie is om een complete CX Scan te laten uitvoeren door Vaart. Hierin nemen we op zeer grondige wijze al uw klantcommunicatie onder de loep en geven op basis daarvan advies voor verbetering.

2. Indelen en inregelen

Op basis van de inventarisatie bepalen we samen op welke wijze we de activiteiten inzake de klantcommunicatie verdelen. U bepaalt daarbij welke vragen direct door ons beantwoord kunnen worden en welke vragen moeten worden doorgestuurd. In deze fase regelen we ook alle systemen in. Denk bijvoorbeeld aan uw het CMS van uw webshop, uw CRM programma of online agenda. De medewerkers van Vaart treden tijdens deze fase pro-actief op zodat we er zeker van zijn dat we optimaal in uw systemen kunnen werken. Op basis van onze ervaring zullen we ook advies ter verbetering aandragen als wij van mening zijn dat dit de CX ten goede komt en/of efficenter werkt. (Een overzicht van de systemen waar wij bekend mee zijn treft u hier).

3. Trainen

Wij trainen ons team (wellicht samen met u) en starten daarna z.s.m. met het beantwoorden en oplossen van de klantvragen.

4. Start werkzaamheden en optimalisatie

 Tijdens de samenwerking zal Vaart continu vinger aan de pols houden waar het de Klanttevredenheid betreft. Dit betreft processen, systemen en de consistentie van de communicatie. Onze bevindingen en waar nodig aanbevelingen zullen wij direct aan u voorleggen waarna we samen beslissen op welke wijze we de verbeteringen door zullen voeren.

 

NB. Alle opgedane kennis en alle processen blijven altijd uw eigendom. Vaart documenteert de werkwijze, de processen en instructies altijd zeer nauwkeurig. Zodra u een andere invulling wenst te geven aan de invulling van uw klantenservice, dragen wij waar nodig alle kennis over en gaan wij er weer tussenuit.

    Alle persoonsgegevens van uw organisatie worden
    door ons volgens de regels van de AVG verwerkt.

    inschrijven voor onze nieuwsbrief

    Vaart acht een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens van groot belang.  Persoonsgegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. We gebruiken uw gegevens alleen voor het versturen van onze nieuwsbrief.

    Contactgegevens

    ma-do: 8:30-17:30, vrij 8:30-17:00